Praktisk information för förtroendevalda

I ditt förtroendeuppdrag ska du använda din kommunala e-post. Det är inte tillåtet att vidarebefordra mejlen per automatik till din privata e-post. Du som förtroendevald har en skyldighet att regelbundet läsa din mejl. Den kommunala e-postadressen är den huvudsakliga kommunikationskanalen när det gäller information från kommunen.

Viktigt att tänka på är att information som du tar emot per e-post är att betrakta som allmän handling och ska därmed registreras i kommunens diarium. Handlingar som ska diarieföras skickar du vidare till nämndsekreteraren i din nämnd/kommunsekreteraren.

Om du är osäker på om du har tagit emot en handling/information som är att betrakta som allmän handling bör du skicka det vidare till din nämndsekreterare/kommunsekreterare. Sekreteraren gör en bedömning huruvida det är en allmän handling eller inte.

Du som är förtroendevald har enligt kommunallagen rätt till skälig ersättning när du fullgör ditt politiska uppdrag. De flesta förtroendevalda i Alvesta kommun är fritidspolitiker och får arvode för den tid de lägger på sammanträden, utbildningar med mera. En del förtroendevalda så som exempelvis kommunalråd och nämndsordförande är hel- eller deltidsarvoderade av kommunen.

När du som ledamot eller ersättare deltar vid ett sammanträde eller annat möte som du har kallats till, har du rätt till arvode. Om sammanträdet sker under din normala arbetstid har du också rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Du kan också få ersättning för resekostnader till och från sammanträdet samt kostnad för barntillsyn.

Till varje sammanträde har sekreteraren med en arvodesblankett som ledamöter och ersättare fyller i. Arvodesblanketten är underlag för utbetalning av arvodet.

Du ska själv anmäla ditt bankkonto till Swedbanks kontoregister för att få din ersättning utbetald. Detta ska du göra eftersom Swedbank sköter Alvesta kommuns utbetalningar.

Anmäl konto till kontoregistret – Swedbank

Regler för ersättning till förtroendevalda

Om du begär ersättning för förlorad arbetsinkomst behöver du lämna in underlag från din arbetsgivare som intygar din inkomst. Uppgifterna om inkomst ska visa vad du erhåller i timlön, inte månadslön eller årsinkomst. Uppgifterna lämnas till HR-avdelningen.

Du ansvarar för att inkomma med nya uppgifter om din inkomst förändras eller om du avslutar din anställning.

Intyg om förlorad arbetsinkomst ska sedan, oavsett om inkomsten har förändrats eller inte, lämnas varje år senast den sista juni, annars upphör rätten till ersättning för förlorad arbetsinkomst till dess att uppgifterna inkommit.

I Alvesta kommun publiceras sammanträdeshandlingarna, med vissa undantag (ARAB och Alvesta Energi AB), i Ciceron Assistent.

Kallelse till nämndssammanträde ska finnas tillgänglig senast fem dagar innan sammanträdet och kallelsen till kommunfullmäktige ska finnas tillgänglig senast sju dagar (fem arbetsdagar) innan sammanträdet. Du får en notifikation till din kommunala e-post när kallelse och handlingar finns publicerade i Ciceron Assistent.

Ciceron Assistent – användarmanual för förtroendevalda

För att nå din kommunala e-post samt dina sammanträdeshandlingar tillhandahåller kommunen en surfplatta. När du har fått ett uppdrag som förtroendevald kommer Kontaktcenter att kontakta dig för att boka ett möte för utlämnande av surfplatta.

Du kommer även att få underteckna ett avtal för användandet av surfplattan. Vid mötet hjälper Kontaktcenter dig med att ”få i gång” surfplattan och de funktioner som du kommer att använda under ditt förtroendeuppdrag.

När du avslutar ditt förtroendeuppdrag ska du återlämna surfplattan till kommunen.
Har du frågor gällande din surfplatta tar du kontakt med Kontaktcenter som hänvisar dig vart du ska vända sig med just ditt specifika bekymmer.

Du har samma lösenord till din kommunala e-postadress i Outlook som till Ciceron Assistent. Alla förtroendevalda har registrerat ett alternativt mobiltelefonnummer i Outlook, vilket innebär att du själv kan återställa lösenordet om det inte längre är giltigt eller om du har glömt det.

Lösenordet återställer du via https://portal.office.com, genom att klicka på ”Jag har glömt mitt lösenord” och sedan följa instruktionerna. Lösenordet ändras då för både Outlook och Ciceron Assistent.

Om du vill avsluta ditt förtroendeuppdrag i Alvesta kommun måste du inkomma med en begäran om entledigande, det gör du enklast via e-tjänsten ”Begäran om entledigande från förtroendeuppdrag”

Det är viktigt att du i din begäran preciserar vilket eller vilka uppdrag du önskar entledigas från. Din begäran kommer sedan att behandlas politiskt vid nästkommande sammanträde med kommunfullmäktige och du blir därefter entledigad. Du kommer att få ett protokollsutdrag som visar att du har entledigats från uppdraget eller uppdragen.

Om du har valt att avsluta samtliga uppdrag ombeds du kontakta kommunens Kontaktcenter för återlämning av surfplattan.

Begäran om entledigande från förtroendeuppdrag (e-tjänst)

Förtroendevalda i Alvesta kommun ska kunna känna sig trygga i sitt förtroendeuppdrag. Som förtroendevald är du dock en offentlig person som företräder ett parti och det kan medföra att du löper en högre risk att utsättas för brott som exempelvis hot, våld eller allvarliga trakasserier i form av hets och hat.

Om du skulle utsättas för brott ska det polisanmälas. Polisanmälan görs i första hand av den förtroendevaldas parti eller av den enskilde själv. Vid behov kan kommunens säkerhetsskyddschef bistå med råd och stöd inför en eventuell polisanmälan.

Vid polisanmälan av brott som du som förtroendevald utsatts för ska kommunens säkerhetskyddschef alltid informeras snarast, även utanför kontorstid.

I syfte att underlätta för förtroendevalda att upprätta polisanmälan för händelser som sker i den förtroendevaldas tjänsteutövning finns ett särskilt nummer som kan användas. Du hamnar då i kö till rätt verksamhet inom Polismyndigheten som ska hantera ditt ärende. Det nummer och den kod du ska använda är:

• Kontaktnummer: 0771-41 41 00
• Kod: 334#

Vid pågående brott eller fara för liv kontaktas Polisen alltid via 112.