Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos en myndighet och som är inkomna dit eller upprättade där. Det kan vara brev, e-post, ljud- eller videoinspelningar eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett USB-minne. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstepersoners interna arbetsmaterial, som vissa typer av minnesanteckningar och utkast till beslut.
Allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess är offentliga allmänna handlingar, vilka var och en har rätt att ta del av. Allmänna handlingar som omfattas av sekretess får bara lämnas ut om någon sekretessbrytande lagbestämmelse är tillämplig.
Ta del av en allmän handling
Varje nämnd ansvarar för sitt diarium. Om du vill ta del av en allmän handling vänder du dig därför i första hand till den förvaltning som ansvarar för den berörda frågan. Är du osäker på vilken förvaltning som ansvarar för ärendet kan du vända dig till kommunens Kontaktcenter som kan vägleda dig rätt.
Du kan ta del av allmän handling på plats, hämta en kopia hos kommunen eller få handlingen skickad till dig antingen med e-post eller med vanlig post. Det är kommunen som avgör om en allmän handling kan lämnas ut digitalt eller inte. Du har inte alltid rätt att få en allmän handling digitalt.
Sekretessbelagda handlingar
Vissa uppgifter skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om en allmän handling omfattas av sekretess får den inte lämnas ut trots offentlighetsprincipen, om inte någon av de sekretessbrytande bestämmelserna i lagen är tillämplig. Om endast vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess kan handlingen lämnas ut med de sekretessbelagda uppgifterna “maskade” (dolda).
Om en nämnd avslår en begäran om utlämnande av allmän handling, eller maskar delar av handlingen, har den som begär att få ta del av handlingen rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut som kan överklagas till domstol (kammarrätten). Din överklagan ska vara skriftlig och ställas till kammarrätten, men skickas in till kommunen. Den måste ha kommit in till kommunen inom tre veckor från den dag då du fick ta del av beslutet.
Begära ut allmänna handlingar anonymt
Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym. Kommunen har som huvudregel ingen rätt att fråga vem som begär att få ta del av handlingen eller vad personen ska ha handlingen till. Endast i enstaka fall och om det är nödvändigt för sekretessprövningen, har kommunen rätt att fråga om identiteten. Om du i ett sådant fall väljer att vara anonym kan det påverka utfallet av sekretessprövningen med följd att handlingen inte kan lämnas ut.
Avgift för utlämnande av allmänna handlingar
Du har möjlighet att läsa handlingarna på plats avgiftsfritt. Om du i stället vill ha kopior av handlingarna medför det en kostnad enligt beslut i kommunfullmäktige.