Kallelse och tillhörande handlingar
Ordförande i nämnder ansvarar för att kallelse utfärdas och för att de ärenden som nämnden ska handlägga blir beredda. Kallelsen, som bör innehålla en föredragningslista, ska vara ledamöter och ersättare tillhanda senast fem dagar före sammanträdesdagen.
Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ibland lämnas handlingarna först under sammanträdet, det kallas att handlingarna ”läggs på bordet”.
Ordförande i kommunfullmäktiges ansvarar för kallelsen till fullmäktige och bestämmer när fullmäktige ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. Kallelsen, som ska innehålla en föredragningslista, ska vara ledamöter och ersättare tillhanda minst en vecka före sammanträdesdagen. Fullmäktiges sammanträde ska också tillkännages på kommunens digitala anslagstavla minst en vecka före sammanträdet.
Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material, detta för att de förtroendevalda i tid ska kunna sätta sig in i ärendet. Men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Det ska också vara möjligt för framtiden att ta till sig underlag för beslut som fattas idag.
Protokoll från ett par år tillbaka finns på kommunens hemsida. Om kallelse och protokoll från tidigare år efterfrågas hjälper kommunledningsförvaltningens kansli eller respektive nämndsekreterare till med att ta fram dessa.
Tjänstgöring
Om en ordinarie ledamot i en nämnd eller kommunstyrelse har förhinder att delta i ett sammanträde ska denne i så god tid som möjligt meddela detta till nämndens sekreterare. Nämndsekreteraren kallar i första hand in en ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten.
Finns ingen ersättare av samma parti eller om ersättare för samma parti inte har möjlighet att delta i sammanträdet kallas ersättare in enligt den av kommunfullmäktige beslutade turordningen.
I kommunfullmäktige ska en ledamot som har förhinder att delta i sammanträdet eller del av sammanträdet i så god tid som möjligt meddela detta till gruppledaren för sitt parti. Gruppledaren kallar in den ersättaren som står i tur att tjänstgöra och meddelar fullmäktiges sekreterare vilken ersättare som ersätter vilken ledamot. Om en ledamot i kommunfullmäktige uteblir utan att ha anmält detta kallar ordförande in tillgänglig ersättare som står i tur att tjänstgöra.
Läs mer om tjänstgöring i kommunfullmäktige i ”Arbetsordning för kommunfullmäktige” som du hittar i kommunens författningssamling.
En ledamot som avbryter tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får inte under samma dag återgå till att tjänstgöra vid sammanträdet. Undantag görs för toalettbesök och akuta telefonsamtal. Undantaget är också om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna, då får ledamot som avbrutit tjänstgöringen åter tjänstgöra.
En ordinarie ledamot som inställer sig under sammanträdet har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Rätten att tjänstgöra inträder när pågående ärende ha avslutats.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen.
Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.
Ersättare i nämnderna kallas till sammanträdena och har rätt att närvara och delta i överläggningarna, men inte delta i besluten. Icke tjänstgörande ersättare erhåller halv ersättning för sammanträdet. Undantaget är icke tjänstgörande ersättare från ett parti som inte har en ordinarie ledamot i nämnden, ersättaren får då ersättning motsvarande ordinarie ledamots.
Jävsregler
Jäv handlar i grund och botten om att upprätthålla rättssäkerhet och opartiskhet i beslutsfattandet. Jäv får till följd att ledamot eller ersättare inte får delta i handläggningen eller beslut om ärendet personligen berör hen själv, make, sambo, föräldrar, barn, syskon eller annan närstående.
Det råder olika jävsregler för kommunfullmäktige respektive nämnderna. I kommunfullmäktige är jävsreglerna inte lika omfattande, eftersom ärenden i kommunfullmäktige är av sådan generell karaktär att det sällan rör sig om jävsförhållanden.
Jävsregler i kommunfullmäktige
Intressejäv
En förtroendevald är jävig om ärendets utgång kan väntas innebära synnerlig nytta eller skada för ledamoten själv.
Närstående- eller släktskapsjäv
En förtroendevald är jävig om ledamoten själv eller ledamotens make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller annan närstående har ett sådant förhållande till saken att det kan äventyra den förtroendevaldas opartiskhet.
Särskilda jävsregler gäller vid val av revisorer och vid handläggningen av ärenden om ansvarsfrihet för nämndledamöter och andra.
Jävsregler i nämnderna utöver jävsreglerna i kommunfullmäktige
Sakägarjäv
Saken angår ledamoten själv eller någon närstående (make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller annan närstående) som part.
Ställföreträdarjäv
Ledamoten är ställföreträdare för den saken angår eller för någon som kan tänkas ha synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (exempelvis förvaltare, god man eller firmatecknare).
Ombudsjäv
Ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
Delikatessjäv
Generalklausul, fångar upp jäv som inte täcks in av övriga jävsregler. Det kan exempelvis vara att ledamoten står i beroendeförhållande till någon som direkt berörs av ärendet (till exempel genom anställningskontrakt), ett starkt ideellt engagemang eller tydliga fall av vänskap/ovänskap.
Tillsynsjäv
Ledamot är jävig om vederbörande i någon form knutits till driften av en kommunal verksamhet och samtidigt deltar i hanteringen av tillsynen över samma verksamhet.
När jäv uppstår, meddelas ordförande och sekreterare att jäv anmäls så att en ersättare kan kallas in i samband med hanteringen av det aktuella ärendet. I nämnderna ska den som är jävig lämna sammanträdessalen tills dess att ärendet är avgjort. I kommunfullmäktige får den jävige vara kvar i salen men inte delta i beredningen eller i beslut.
Motion
Ledamöter i fullmäktige kan väcka en motion genom att lämna den vid ett sammanträde eller skicka in den till kommunstyrelsens kansli. En motion är ett förslag till beslut i en fråga. En motion behandlas inte direkt i kommunfullmäktige, utan utreds och behandlas av kommunstyrelsen innan fullmäktige fattar beslut. Fullmäktige ska fatta ett beslut inom sex månader från det att förslaget väckts.
Interpellation
En interpellation är en fråga som får ställas av en ledamot i fullmäktige till ordförande eller vice ordförande i en styrelse, nämnd, beredning eller utskott, eller till en gruppledare och bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för Alvesta kommun.
Interpellationen ska vara skriftlig och lämnas in till kommunstyrelsens kansli senast nio arbetsdagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa frågan. Svaret på interpellationen är skriftligt, men leder inte till något beslut i fullmäktige. Alla ledamöter i fullmäktige får möjlighet att delta i debatten, till skillnad mot vad som gäller vid en fråga.
Fråga
En ledamot i kommunfullmäktige som snabbt vill ha svar från någon ansvarig i den styrande majoriteten kan skriftligen lämna in en fråga. Den ska lämnas till kommunstyrelsens kansli senast sista arbetsdagen före det sammanträde ledamoten avser att ställa frågan.
Frågor ska beröra enkla sakförhållanden och meningen är inte att framkalla någon politisk debatt. En fråga leder inte till något beslut i fullmäktige. När frågan besvaras får bara den som ställer frågan och den som svarar delta.
Yrkande
Det finns två typer av yrkanden, formella yrkanden och materiella yrkanden, som kan läggas fram både i fullmäktig och i styrelse/nämnder. Formella yrkanden handlar om huruvida beslutsunderlaget är tillfredsställt berett och kan avgöras idag eller vid ett senare tillfälle.
Formella yrkanden är exempelvis ajournering, bordläggning, återremiss och remiss. Materiella yrkanden handlar om innehållet i ett förslag till beslut. Exempel på materiella yrkanden är bifall, avslag, ändring och tillägg till förslag till beslut.
Deltagande i beslut
Enligt kommunallagen kan en ledamot eller tjänstgörande ersättare avstå från att delta i ett beslut. Den som önskar avstå från att delta i beslutet ska anmäla detta i samband med omröstningen eller vid acklamation innan beslut fattas i ärendet.
Det är inte tillåtet att i efterhand, när beslutet är fattat anmäla att man inte deltagit i beslutet. Att inte delta i ett beslut ses som en politisk markering, men fritar inte ledamoten från ansvar från beslutet. När en ledamot väljer att inte delta i beslutet kallas inte en ersättare in.
Ordförande är alltid skyldig att rösta när det behövs för att ett ärende ska kunna avgöras (ordförande har utslagsröst). Undantaget är ärende som avser val eller anställning av personal.
OBS! vid ärenden som rör myndighetsutövning måste den som deltagit i handläggningen delta i beslutet.
Reservation
En ledamot som vill markera att hen har en skiljaktig mening i förhållande till majoriteten för ett beslut som nämnden fattat kan reservera sig. Reservationer måste anmälas innan sammanträdet avslutas.
Vill ledamoten motivera reservationen ska det göras skriftligt och lämnas till sekreteraren senast vid utsatt tid för protokollets justering. Detta med anledning av att reservationen ska protokollföras. Det går bra att lämna in motiveringen till reservationen på papper eller via e-post. Reservation får bara göras av den som har deltagit i beslutet.
Digital justering av protokoll
Nämndernas protokoll justeras digitalt via Ciceron Assistent av ordföranden och ytterligare en ledamot som utses vid sammanträdets början. Kommunfullmäktiges protokoll justeras av ordföranden och ytterligare två ledamöter, även det digitalt via Ciceron Assistent. Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen.
Ordförande bestämmer datum och tid då protokollet senast ska vara justerat och meddelar detta vid sammanträdet. Vid brådskande ärende kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet.
Ordföranden är ansvarig för vad som står i protokollet efter justeringen. Ordföranden och justeringspersoner uppmanas därför att läsa protokollet noggrant.
Överklagan av beslut
Den som inte är nöjd med kommunens beslut kan överklaga det. Ett beslut som riktar sig mot en enskild får överklagas av den som beslutet riktar sig till, så kallad förvaltningsbesvär, medan andra beslut får överklagas genom laglighetsprövning.
Förvaltningsbesvär
Beslut i ärende som handläggs med stöd av speciallagar kan överklagas enligt förvaltningslagens (2017:900) regler. Det är bara den som berörs av ett beslut och som beslutet kan anses ha gått emot som kan överklaga ett beslut genom förvaltningsbesvär.
Exempel på kommunala beslut som kan överklagas på detta sätt är beslut om bygglov, beslut enligt miljöbalken eller beslut enligt socialtjänstlagen.
Vid en prövning av ett förvaltningsbesvär prövar den överprövande instansen, vanligtvis länsstyrelsen eller förvaltningsrätten, både om det fattade beslutet är lagligt och själva sakfrågan. Det innebär att den överprövande instansen kan upphäva kommunens beslut och ändra det till ett annat om den anser att kommunen gjort fel.
Överklagandetiden är tre veckor från det att en enskild som berörs av beslutet fick del av det. För offentlig part (exempelvis en myndighet) räknas besvärstiden i stället från beslutsdatum. Överklagandet lämnas skriftligt till den nämnd eller förvaltning som fattat beslutet.
Om den beslutande instansen inte ändrar beslutet enligt begäran i överklagan sänds överklagandet vidare till förvaltningsrätten eller annan berörd rättslig instans för prövning.
Laglighetsprövning
Enligt kommunallagen (2017:725) har varje medlem av en kommun rätt att få lagligheten av kommunens beslut prövad genom att överklaga beslutet till förvaltningsrätten. I en laglighetsprövning bedöms bara om kommunen brutit mot någon av de grunder som anges nedan, det sker ingen bedömning av om beslutet är lämpligt eller skäligt vilket ofta är det en enskild vill få prövat.
Ett överklagat beslut ska upphävas om:
- det inte har kommit till på lagligt sätt,
- beslutet rör något som inte är en angelägenhet för kommunen,
- det organ som fattat beslutet har inte haft rätt att göra det, eller
- beslutet strider mot lag eller annan författning.
Om förvaltningsrätten bifaller överklagandet innebär det att beslutet upphävs. Något nytt beslut med ändring i saken tas alltså inte.
En laglighetsprövning måste lämnas in skriftligt till förvaltningsrätten senast inom tre veckor från det datum det tillkännagivits på kommunens digitala anslagstavla att protokollet är justerat.
Granskning och insyn
Kommunens revisorer granskar varje år all verksamhet som bedrivs av styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. De bedömer om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Kommunens revisorer är även lekmannarevisorer i de kommunala företagen.
Revisorerna utses av fullmäktige och arbetar därigenom indirekt också för medborgarna. Revisorerna är oberoende och väljer själva vilka granskningar som ska genomföras. I granskningarna ger revisorerna förslag till förbättringar av verksamheten och bidrar på så sätt till en effektiv och rättssäker verksamhet. Revisorerna ska i sin granskning anlita sakkunniga biträden som är externa revisorer och specialister som utför olika typer av granskningar.
Kommunfullmäktige beslutar varje år om ansvarsfrihet ska beviljas för kommunstyrelsen och nämnder. Kommunens revisorer lämnar i revisionsberättelsen en rekommendation om ansvarsfrihet ska beviljas eller inte. Revisorerna kan också rikta en anmärkning till en nämnd eller kommunstyrelsen.
I de fall som revisorerna föreslår att en anmärkning ska riktas mot en nämnd eller att ansvarsfrihet inte ska beviljas så bereder kommunfullmäktiges presidium detta genom att berörd nämnd får yttra sig. Därefter lämnar kommunfullmäktiges presidium ett förslag till beslut till kommunfullmäktige.
Om ansvarsfrihet inte beviljas för ledamöterna i en nämnd kan det innebära att kommunen kan rikta skadestånd mot ledamöterna i nämnden.